Effektive Meetingkultur: Rockefeller Habits als Erfolgsfaktor

Warum wir uns treffen und über was wir sprechen

Was sind Meetings eigentlich, und warum gibt es sie? Ursprünglich waren Meetings ein Ort der Zusammenkunft, um Informationen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen und ein gemeinsames Verständnis für Ziele und Aufgaben zu schaffen. Schon immer hatten Menschen den Wunsch, sich abzustimmen und auszutauschen, um Chaos zu vermeiden und gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten.

Doch im Laufe der Zeit haben viele Meetings ihre ursprüngliche Intention verloren. Sie werden oft als "Zeitfresser" gesehen, in denen zu viel geredet, aber wenig erreicht wird. Das muss nicht so sein! Ein gutes Meeting bringt Klarheit, Fokus und Fortschritt – und genau darum geht es.

Unser Wunsch, uns zu treffen und abzusprechen, wurzelt tief in der menschlichen Zusammenarbeit. Egal ob in kleinen Teams oder großen Organisationen – die Abstimmung sorgt dafür, dass alle auf der gleichen Wellenlänge bleiben. Doch damit Meetings wirklich produktiv sind, brauchen sie Struktur, klare Ziele und einen definierten Rhythmus.

Warum eine gute Meetingkultur so wichtig ist

Meetings haben oft einen schlechten Ruf – zu lang, zu chaotisch, zu wenig Ergebnisse. Dabei können sie richtig gemacht ein echter Produktivitätsbooster sein. Mit einer klaren Struktur und festen Routinen hältst du dein Team auf Kurs und erreichst deine Ziele schneller. Wir bei ZYBRA & Birds setzen auf die bewährten Rockefeller Habits, um genau das zu schaffen.

Was steckt hinter den Rockefeller Habits?

Die Rockefeller Habits basieren auf einem Set von Management-Prinzipien, das von Verne Harnish entwickelt wurde. Ziel ist es, Unternehmen mit klaren Strukturen und Routinen erfolgreicher zu machen. Diese Methode hilft Führungskräften, den Fokus auf die wichtigsten Prioritäten zu legen und gleichzeitig eine konsistente Kommunikation im gesamten Team sicherzustellen.

Die drei wichtigsten Meeting-Typen

Zu viele Meetings oder zu wenige?

Gibt es überhaupt die perfekte Anzahl an Meetings oder die eine perfekte Meetingkultur? Wahrscheinlich nicht. Jedes Unternehmen ist anders, und was bei einem Team funktioniert, kann bei einem anderen ganz anders aussehen. Aber eines ist sicher: Meetings müssen nicht langweilig oder zeitraubend sein.

Es geht darum, den richtigen Rhythmus für dein Team zu finden – eine Struktur, die Fokus schafft, Klarheit bringt und dafür sorgt, dass ihr gemeinsam eure Ziele erreicht. Unsere Head of Operations Jenny hat genau das bei ZYBRA & Birds gemacht. Mit den Prinzipien der Rockefeller Habits haben wir unsere Meetingkultur komplett überarbeitet. Hier erfährst du, welche Schritte wir umgesetzt haben und wie unsere Meetings heute ablaufen.

Mehr als nur Struktur – die Kultur dahinter

Eine gute Meetingkultur ist also nicht nur ein organisatorisches Tool, sondern auch ein Zeichen für eine starke Unternehmenskultur. Sie zeigt, dass Kommunikation und Zusammenarbeit wertgeschätzt werden. Teams, die regelmäßig und sinnvoll miteinander sprechen, entwickeln mehr Vertrauen und arbeiten effektiver zusammen. Das sorgt langfristig für bessere Ergebnisse und eine höhere Zufriedenheit im Team.

Ein weiterer Vorteil: Klare Meeting-Routinen machen es einfacher, Erfolge zu feiern. Kleine und große Fortschritte bekommen die Bühne, die sie verdienen. Das motiviert und schafft ein positives Arbeitsumfeld. Bei ZYBRA & Birds nehmen wir uns bewusst Zeit, um erreichte Ziele gemeinsam zu würdigen – sei es im täglichen Huddle oder bei den größeren Strategie-Meetings.

Tipps für deine Meetings

• Check-In und Check-Out: Wir starten mit 60 Sekunden innehalten und einer anschließenden Check-In Frage in unsere Meetings. Während die Check-In Frage variiert, bleibt unsere Check-Out Frage immer gleich. So sparen wir Zeit und schaffen trotzdem einen verlässlichen Rahmen für konstruktive Gespräche.

• Agenda festlegen: Eine kurze Präsentation oder eine Vorlage für das Protokoll bringen Struktur in den Termin. Sie sind wie ein roter Faden, der das Gespräch lenkt. Notiert auch einen zeitlichen Rahmen pro Agendapunkt und stellt einen Timer.

• Rollen verteilen: Am Ende jeden Meetings klären wir, wer beim nächsten Mal dokumentiert und wer die Moderation übernimmt. Die klare Verteilung hilft dabei, sowohl die Agenda und Zeit im Blick zu behalten, als auch die wichtigsten Informationen zu erfassen.

• Dokumentation: Es gibt nichts wichtigeres als eine gutes Meetingprotokoll. Dabei liegt der Fokus nicht auf dem Umfang, sondern darauf, die wichtigsten Entscheidungen festzuhalten. Ebenso sollten nächste Schritte sowohl erfasst als auch direkt einer verantwortlichen Person zugeordnet werden.

• Automatisieren: So viele Bausteine wie möglich zu automatisieren, sorgt für Effizienz. Zum Beispiel kannst du die Agenda des Meetings als Vorlage einrichten und sie direkt in das Meetingprotokoll einbinden.